مشاوره تلفنی

021 - 22890600

cms یا سیستم مدیریت محتوا چیست؟

cms یا سیستم مدیریت محتوا چیست؟
سیستم مدیریت محتوا (به انگلیسی: Content Management System و به اختصار: CMS)، برنامه‌ای است که با بهره‌گیری از بانک اطلاعاتی امکان ویرایش، انتشار، و مدیریت داده‌ها را - بدون نیاز به برنامه‌نویسی - فراهم می‌کند. برای نمونه،سیستم مدیریت محتوای ویکی‌پدیا، نرم‌افزار مدیاویکی است.

CMS یک برنامه نرم افزاری روی سرور است که به مدیر سایت اجازه می‌دهد تا محتوای سایت را بدون نیاز به طراحی دوباره سایت، تغییر دهد. در واقع طراح اولیه سایت، یک بار سیستم محتوا را طراحی می‌کند و تعدادی قالب آماده برای صفحات طراحی کرده و آن را روی سایت شما نصب می‌کند. و حال شما به راحتی می‌توانید صفحات دیگری را به آن کم یا اضافه یا ویرایش کنید.

نخستین سیستم مدیریت محتوا در اواخر دهه 90 میلادی معرفی گردید. این سیستم مدیریت محتوا برای ساده سازی متن های پیچیده نخسه های بیشمار نوشتنی کد و منعطف تر کردن فرآیند بهبود وب سایت طراحی شده بود.

مشاهده کامل مقاله
با رشد ناگهانی اینترنت، نیازهای پایه ای مدیریت محتوا نیز تغییر کرده است. دیگر امکان انتشار آن لاین اطلاعات طی یک فرآیند دستی و رها کردن آن بدون مراقبت وجود ندارد. اطلاعات آن لاین باید بطور پیوسته توسط ویرایش کنندگان مورد بازبینی و بروزرسانی قرار گیرند بطوریکه سایر مصرف کنندگان محتوا یعنی مشتریان و موتورهای جستجوگر به بروزترین نسخه ها دسترسی داشته باشند.

پیش از ارتباطات آنلاین، اطلاعات غالبا از طریق نامه یا فکس جابجا می شدند. در این اشکال ارتباطی، تاخیر زمانی غالبا قابل توجه و هزینه توزیع بالا بود. اینترنت هزینه ارتباطات را به نحو چشمگیری کاهش داده است و امکان دسترسی بی درنگ تعداد بیشتری از مشاهده کنندگان به محتوای مورد نظر را فراهم می نماید. پیش از اینترنت، نشر اطلاعات جدید بر مبنای سیستم فصلی قابل قبول بود، حال آنکه هم اکنون اطلاعات باید بی درنگ بصورت آنلاین ارائه گردند.

سیستم های مدیریت محتوای وب برای برآوردن نیازهای سازمان هایی با موجودیت آنلاین توسعه یافته اند. یک سیستم مدیریت محتوا یا CMS معمولا امکانات ذیل را ارائه می نماید::

- ایجاد و ویرایش محتوا به شکلی ساده توسط فراهم کنندگان محتوای غیرفنی

- مشارکت افراد مختلف و به اشتراک گذاری داده های مختلف

- داده ها دارای کنترل دسترسی بر اساس نقش کاربران باشند. نقش کاربران تعیین می کند ه چه کاربری چه چیزی را می تواند ویرایش کند یا ببیند

- ذخیره‌سازی و بازیابی داده‌ها را آسان کند

- ورودی‌های مشابه تکراری را کاهش دهد

- گزارش‌نویسی را بهبود بخشد

- ارتباط بین کاربران را بهبود بخشد

یک سیستم مدیریت محتوا دارای مزایای بیشماری نسبت به شیوه های سنتی می باشد. این مزایا خود را هنگامی که تیمی متشکل از کاربران متفاوت، مسئول هماهنگ کردن و ارائه منابع محتوایی متفاوت هستند، بیشتر خود را نشان می دهد.
غنی تر کردن محتوا شامل بهبود استفاده از اطلاعات و اختیار دادن به صاحبان محتوا برای کنترل آن است.

- مالکیت محتوا

با استفاده از یک سیستم مدیریت محتوا، کاربران می توانند بدون دخالت فنی به نحو موثر و پرسرعتی، اطلاعات آنلاین خود را بروز رسانی نمایند. در نتیجه داشتن کنترل کامل بر محتوا، فرصت کارشناسان محتوا را برای ارائه اطلاعات خود به کاربران خاص افزایش می دهد.

- دسترسی به محتوا

یک سیستم مدیریت محتوا می تواند محتوا را به فرمت های چندگانه طراحی نماید برآورده شدن سازگاری با معلولیت disability compliance)) را تضمین نماید.برای طراحی مجدد محتوا از یک منبع اطلاعات منفرد استفاده می شود و تغییرات لازم برای ایجاد خودکار خروجی های مختلف شامل HTML استاندارد، lite HTML، HTML قابل چاپ، handheld WML، PDF و XML را اعمال می نماید. بعلاوه محتوا از لحاظ در دسترس بودن چک می شود تا تضمین گردد که شرایط معین برای افرادی با توانایی هایی نظیر کوری یا صرع فراهم شده است.

یک سیستم مدیریت محتوا هزینه های مرتبط با مدیریت اطلاعات آنلاین را به نحو قابل توجهی کاهش می دهد. مراحل فنی دستی در پروسه حذف می شوند و تنگناهای وب مستر از بین می رود.

- ایجاد محتوا

ایجاد محتوا با استفاده از سیستم مدیریت محتوا کم هزینه تر است زیرا کاربر تجاری می تواند اطلاعات آنلاین را بطور مستقیم و بدون نیاز به واسطه وارد نماید. دیگر نیازی به یک متخصص IT برای فرم دهی مجدد محتوا از یک برنامه به یک فرمت آنلاین مناسب، نیست. حذف مراحل مختلف در پروسه سبب می گردد که استفاده از اشخاص متخصص که دربردارنده هزینه بالاست، به امور تخصصی تر محدود گردد.

-مدیریت محتوا

مدیریت اطلاعات با استفاده از سیستم مدیریت محتوا کم هزینه تر است زیرا محتوا توسط کاربران تجاری نگهداری می شود و پروسه های استاندارد مکانیزه هستند. کارهای معمولی نظیر چک کردن برای لینک های ناموجود و آرشیو کردن صفحات قدیمی بطور شفاف توسط CMS صورت می گیرد. با استفاده از یک سیستم مدیریت محتوا برای انجام سایر عملیات کسل کننده نظیر ایجاد منوهای هدایت گر و اجرای ساختارهای اطلاعات، دیگر به نیرو کار متخصص نیازی نیست.

- انتشار محتوا

با استفاده از سیستم مدیریت محتوا، انتشار محتوا کم هزینه تر است زیرا از قبل برای انتشار اطلاعات در زمان و تاریخ معین برنامه ریزی صورت می گیرد. فایل ها و تصاویر مرتبط با محتوا توسط CMS انتشار یافته و هزینه عمومی تخصصی کاهش می یابد. سیستم مدیریت محتوا همچنین قادر است محتوای مورد نظر را در تاریخ از پیش تعیین شده منقضی نماید.

یک سیستم مدیریت محتوا روش های جدیدی برای افزایش درآمد ارائه می نماید. با time-to-market کم تر برای محتوا و اختیار (داشتن) کاربران تجاری، فرصت های جدیدی بوجود می آیند که می توان روی آنها سرمایه گذاری کرد.

- فرصت های حساس به زمان

هنگامی که اطلاعات بصورت آنلاین و در چند دقیقه انتشار می یابند در مقایسه با انتشار اطلاعات در یک بازه زمانی چند ساعته یا چند روزه، فرصت های جدیدی ایجاد می گردد. یک مثال خوب در این زمینه انتشار رسانه هاست. گزارش لحظه به لحظه اخبار باعث می شود که کاربران بیشتری جذب سایت گردند و سود و عایدی حاصل از اسپانسرها افزایش یابد. یک سیستم مدیریت محتوا، سرعت انتشار محتوای آنلاین را بهبود می بخشد.

- محتوای تازه مشتریان را به بازگشت مجدد تشویق می نماید.

بین سایتی که سالی یکبار به روز رسانی می گردد و سایتی که هر هفته به روز می شود ترجیح می دهید از کدامیک بازدید نمایید؟ به روز رسانی پیوسته یک سایت سبب می شود که محتوای سایت همواره تازه باشد در نتیجه مشتریان به بازگشت به سایت تشویق شده که باعث افزایش فرصت های درآمدزا می گردد.

بهنگام مدیریت اطلاعات بصورت آنلاین، پاسخ گویی در هر دو سطح محتوا و کاربر مهم است. با معیارهای پاسخگویی کارمد و به جا این امکان فراهم می گردد تا مدیریت بر موضوعات حیاتی تر متمرکز گردد.

- Audit Trail

Audit Trail موجود در هر دو سطح محتوا و کاربر، snapshot ای از تاریخچه ی تغییرات محتوا فراهم می کند. یک سیستم با برخورداری از گزارشات پرجزئیات، امکان پاسخگویی کامل را فراهم می کند و به برانگیختن کارکنان برای تکمیل کار خود در برنامه زمانبندی شده مقرر، کمک می نماید.

- Version Control

Version Control یک روش اتوماتیک تهیه نسخه پشتیبان از محتوا هنگام ایجاد تغییر است. بک آپ گیری مناسب به آرامش فکری کاربران تجاری می انجامد زیرا این اطمینان خاطر را برای آنان ایجاد می نماید که عملیات نامناسب باعث از دست رفتن اطلاعات آنان نمی شود. بعلاوه مکانیسم نسخه برداری امکان تطابق کامل با آیین نامه های حکومتی و قانونی را فراهم می کند.

محتوایی که بر روی یک سایت انتشار می یابد اغلب بطور ناپیوسته است که موجب گیج شدن بازدید کننده می گردد. بیش از اجبار یک بازدیدکننده برای یادگیری چندباره منوی هدایت گر و نحوه صفحه آرایی یک سایت، باید استانداردهای نمایش را برای حفظ پیوستگی اجرا نمود.

- پیوستگی ارائه

تا جاییکه امکان پذیر است محتوا باید در تمپلت های از پیش تعریف شده ارائه گردد. تمپلیت ها، مکانیسمی برای حفظ حس و حال پیوسته فراهم می کنند و بنابراین تصویری حرفه ای از یکپارچگی سایت برای بازدیده کننده سایت خلق می نمایند.

- تمامیت برند

سیستم مدیریت محتوا، تمامیت برند را از طریق محدود کردن لگوهای موجود و طراحی صفحه بندی در شکلی هماهنگ با سیاست های شرکت حفظ می نماید. در بیشتر موارد یک کاربر، بدون داشتن قصد سوء، محتوا و گرافیکی خارج از سیاست های برند شرکت منتشر می نماید.

در مقایسه با روش های سنتی، یک سیستم مدیریت محتوا ، روشی انقلابی برای مدیریت اطلاعات آنلاین ارائه می نماید. با استفاده از این سیستم پروسه های تجاری و پرسنل مورد نیاز به نحو قابل توجهی کارآمد می گردند زیرا به بسیاری از اعضای تیم های فنی برای بروز رسانی اطلاعات آنلاین بصورت روزانه دیگر نیازی نیست!

* ایجاد صفحه جدید

- با استفاده از CMS: یک صفحه جدید بر مبنای یک پیش فرض از قبل طراحی شده ایجاد می گردد و تمامی لینک هدایت گر بطور خودکار به روز می شوند و یک audit trail کامل موجود می باشد.

- بدون CMS: یک صفحه جدید بصورت یک کپی از یک صفحه موجود ایجاد می گردد. نقشه سایت و لینک های هدایت گر باید بصورت دستی به روز رسانی شوند و استانداردها به شکل موقت اجرا می شوند.

* پیوستگی محتوا

- با استفاده از CMS: قالب های آماده (تمپلیت) از محتویات صفحه جدا هستند و پیوستگی در کل سایت به نحو موثری حفظ می شوند.

- بدون CMS: قالب های آماده و محتوا بطور جدانشدنی بهم پیوسته هستند که به روز رسانی تغییرات گسترده در سایت را دشوار می سازد. نمایش پیوستگی بوسیله developer ها تعیین می شود.

* جریان کار

- با استفاده از CMS: جریان کارها به صورت پروسه های تجاری طراحی شده بصورت آینه ای ساخته می شوند. موتور جریان کار CMS یک Audit trail با نظرات را در هر مرحله ضبط می کند . بر اساس تأیید نهایی، محتوا بطور خودکار بصورت آنلاین منتشر می گردد.

- بدون CMS: جریان کار عموما از طریق ایمیل در یک مدل کاربرد موردی (ad-hoc) انجام می شود. ایمیل ها به افراد مختلف در سازمان ارسال می شوند و پس از تایید متعاقب بطور دستی بصورت آنلاین منتشر می شود.

* زمان منتشر شدن

- با استفاده از CMS: محتوا بلافاصله پس از تایید نهایی منتشر می شود.

- بدون CMS: محتوا تنها هنگامی منتشر می شود که وب مستر دارای زمان کافی است که ممکن است چندین روز طول بکشد و مستلزم تصحیح مجدد خطاهاست.

* تبعیت قانونی Legal Compliance

- با استفاده از CMS: تبعیت قانونی بوسیله سیستم نگهداری گزارشات تغییرات محتوا و انتشار محتوا تأمین می گردد.

- بدون CMS: تأمین تبعیت بر عهده اعضای تیم گزارده می شود. از تغییرات ایجاد شده در محتوا باید بطور دستی بک آپ گیری شود و یک شرح روزانه (log) باید زمان انتشار محتوا، نگهداری شود.

یک سیستم مدیریت محتوا جدایش چشمگیری از روش های سنتی نشان می دهد. نه تنها پروسه های تجاری اصلاح می شوند بلکه کاربران تجاری بیشتر و پرسنل فنی کمتری درگیر عملیات مدیریت محتوای روزانه می شوند.تنگناهای محتوا برداشته می شود و بک آپ های محتوا به طور خودکار ایجاد می شوند. در واقع یک سیستم مدیریت محتوا روش مدیریت اطلاعات آنلاین را تغییر می دهد.
دو مزیت عمده ارائه شده از سوی یک سیستم مدیریت محتوا عبارتند از قابلیت کمک به کاربران تجاری برای بهبود بخشیدن ارتباط و کاهش هزینه های کلی نگهداری محتوا و انتشار آن.

بهبود بخشیدن ارتباط در چندین سطح متفاوت اتفاق می افتد:

- پاسخ سریعتر به تقاضای مشتری

- ارتقاء دسترسی به محتویات برای کارمندان

- توزیع محتوای ارتقا یافته بری شرکاء

بطور مشابه هزینه ها نیز در چندین بخش کاهش می یابند:

- عدم دخالت پرسنل فنی در ایجاد محتوا و ویرایش

- Automatic content repurposing

- ساختارهای هدایت گر بدون دخالت فنی به روزرسانی می شوند

- استانداردهای دسترسی اطلاعات شفافیت را افزایش می دهند

بنابراین یک سیستم مدیریت محتوا به کاربران تجاری امکان می دهد که محتوای آنلاین خود را به نحو موثری مدیریت نمایند.

در صورتی که این به محتوا علاقه مند بودید یک cms موفق با امکانات فوق العاده برای فارسی زبانان را هم اینجا اینجا ببینید